文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
         a) 满足顾客要求和质量改进；
         b) 提供适宜的培训；
         c) 重复性和可追溯性；
        d) 提供客观证据；
        e) 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。 
       文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。